Taxonomie v Quickru

Co je to taxonomie?

• Určování a zatřídění biologických druhů - proto ten Darwin v titulku, i když by tam měl být spíš Carl von Linné, ale ten není tak fotogenický :)
• Analogie s „chaosem“ v souborech na sdílených discích (a snahou udělat v tom systém) a přírodou je nasnadě

Abych ukázal rozdíl mezi klasickým file systémem a Quickrem nejdříve rekapitulace taxonomie na klasickém disku - soubor má:

• Název souboru
• Autor a datum vytvoření
• Kdo změnil a datum změny
• Typ dokumentu (podle přípony)
• Kde je umístěn
• Práva (zápis/čtení/bez přístupu)

To je hezké, ale co když potřebujeme soubor nebo adresář detailně popsat co obsahuje? Nebo zadat k souboru v jakém je jazyce atp? Quickr nabízí navíc:

• Titulek (většinou název souboru), popis dokumentu
• Jazyk dokumentu
• Typ dokumentu - buď Word, Excel, PDF atp. nebo konkrétní typ dokumentu (např. Nabídka)

Kde začít při migraci dat z file systému do Quickru?

0) Vybrat jestli mít vše uložené v jedné knihovně nebo jich mít více
Rozhodnutí závisí na počtu souborů, které chcete ukládat, jejich celkové velikosti a jestli máte logicky hodně oddělené části firmy - pak má smysl rozdělit Quickr na více míst.
Proti jde zase fakt, že napříč místy lze pouze vyhledávat. Pohledy, zobrazení dokumentů v kategoriích atp. fungují pouze v rámci jednoho místa. Rozhodnutí není triviální, ale každopádně je vhodné počet míst (a tím i knihoven) omezit na minimum.

1) Adresářová struktura by měla maximálně využívat možnost zabezpečení jednotlivých folderů v Quickru.
Tedy např. adresáře typu 2009, 2010 a v nich projekty nejsou vhodné (rok můžete zapsat v jiných metadatech). Mnohem lepší je hlavní adresáře udělat jako zákazníky a jejich projekty, pak v adresáři zákazníka může mít garant tohoto zákazníka práva správce a tvořit (bez nutnosti kontaktovat IT) adresáře projektů, přidělovat práva projektovým týmům atp.

2) Postupně vybírat typy dokumentů, u kterých chcete doplnit metadata a tyto typy v Quickru tvořit
Příkladem typu dokumentu může být "Zápis ze schůzky", obsahující např. metadata datum a místo jednání. Zápisy ze schůzek pak mohou být klidně rozházené po celé adresářové struktuře Quickru, ale vy je můžete dohledat buď ve vyhledávání nebo pomocí pohledů (viz obrázek).


K danému typu dokumentu je možné přidělit i šablonu (v případě Zápisu např. Word dokument s hlavičkou zápisu) a pak lze tento typ vložit do tzv. "Create menu" v Quickru a zjednodušit uživatelům jejich tvorbu (viz obrázek).


Nakonec se zmíním o možnosti kategorizace dokumentů (něco na způsob štítkování dokumentů). Kategorie jsou hierarchické a po zatřídění dokumentů je možné v nich hledat podobně jako ve folderech (viz obrázek). Výhodou je, že dokument může být ve více kategoriích najednou - v našem případě kategorizovat dle zákazníka, použitých produktů/výrobků atp.


Níže je nákres jak se to celé skládá dohromady - vypadá to složitě, ale po chvilce cviku vytvoříte nový typ dokumentu za pár minut.


3) Nakonec je možné (až budete mít vytvořenou adresářovou strukturu) provést hromadnou migraci dat z file systému
Cesty jsou 2 - z prostředí internetového prohlížeče nebo (moje doporučená varianta) pomocí Quickr connectorů - tím můžete kopírovat soubory v jednoho okna průzkumníka do druhého. Nakonec je třeba doplnit typy dokumentů a metadata, ale to je již ruční práce - zase buď přes web rozhraní nebo přes konektory.